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Friday 31 July 2020

Sobre Las Series Documentales, Nuevas Profesiones, Nuevos Usos Del Lenguaje.

Extracto de ideas de "Charla desde casa con la Dra. Antonia Heredia Herrera".

Cualquier archivero ha de tener claro qué es una serie documental. Pese a todo nos encontramos definiciones hoy día que nada tienen que ver con lo que realmente es una serie documental.

No es una agrupación documental sino una sucesión documental. Son documentos que tienen el mismo tipo documental, son testimonios de una misma actividad.

Documentos testimonios de la misma actividad y generalmente suelen tener el mismo contenido. Al ser una sucesión de documentos estamos hablando tanto de unidades documentales simples o compuestas.

Algunos identifican la serie con el procedimiento administrativo, una cosa es que puedan coincidir y otra que coincidan, tienen una relación muy estrecha pero no se pueden identificar. No son la misma cosa. Una es una sucesión de documentos y procedimiento administrativo es una sucesión de reglamentos, de normas, para llegar a una resolución.

Otra cosa es que para denominar una serie documental se aluda a ese procedimiento administrativo. Por ejemplo expedientes de licencias de obras o expedientes de obras. La sucesión de registros notariales es una serie documental; el censo de población, etc.

Antes de meterse con la gestión documental hay que saber archivística, porque si no la gestión documental iría "de cabeza".

Hay que construir un vocabulario normalizado Duchain hablaba del vocabulario en archivística como Torre de Babel. Han aparecido en el escenario disciplinas nuevas: informáticos, gestores documentales, cada ual tirne su lenguaje propio, hay que normalizar el vocabulario y saber qué es qué.

Ha surgido la palabra "repositorio", que viene a ser un ropero, pero un archivo no es ni un almacén ni un ropero, porque de serlo no sería archivo.

En el contexto de la gestión documental es donde se está produciendo la aplicación de la archivística.

Aplicar la archivística es gestión documental. Es lo que antes se decía "tratamiento archivístico".

En la gestión documental es donde se está produciendo la mayor altisonancia de conceptos.

La gestión o la administración será diferente según el objeto que administremos y según la metodología.

Por una parte en la gestión documental están los gestores administrativos, sus principios la legislación, los procedimientos administrativos; paralelamente la gestión de los documentos de archivo y como principios los fundamentos archivísticos, el principal el principio de procedencia.

Existe una gestión administrativa regida por los procedimientos administrativos y la gestión documental de archivo, regida por los principios archivísticos. La gestión administrativa termina con la transferencia, sin embargo los principios de actuación archivísticos ya están en el origen del documento, suceden durante su procedimiento administrativo y continúan cuando el documento es ya exclusivamente de archivo, para uso de la administración puntualmente y de la investigación generalmente.

En la gestión administrativa se aplican procedimientos administrativos y los gestores van a ser los gestores administrativos; y en la gestión archivística ya sea con documentos en soporte papel o digital, van a ser los archiveros y la metodología será la que marca el principio de procedencia y las reglas documentales y archivísticas. Eso es la gestión documental. Para iniciar la gestión documental archivística hay que tener conocimientos de lo que ahora llaman procesos archivísticos; y los procesos archivísticos, son las funciones archivísticas y cada una tiene su manera de aplicarse.

Hay confusión de términos como es el caso de forma y formato. "Forma" es el tipo documental y "formato" va más a lo físico, al tamaño a la forma física.

Hay que identificar claramente las cosas.

Antonia Heredia en cuanto a cuadros de clasificación lo compara con el trabajo de alfarero, para hacer un cuadro de clasificación hay que ir dando forma para hacernos con la institución y construir el cuadro de clasificación.

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II Fragmento De La Intervención De Antonia Heredia En El Seminario "La Función Social De Los Archivos”. Habla Aquí Sobre Los Cambios En La Metodología Archivística Y Relaciones Con Los Sistemas Electrónicos.

II Fragmento de la Intervención de Antonia Heredia en el Seminario "La Función social de los Archivos". habla aquí sobre los cambios en la metodología archivística y relaciones con los sistemas electrónicos.

Se transcribe del vídeo:

… Los cambios en la metodología han trascendido al vocabulario, que no ha logrado, a pesar de los intentos, un lenguaje único que facilite la comunicación, reduzca la interpretación y democratice el conocimiento. Y en este recorrido llegamos hasta ahora, ha ocurrido que la administración electrónica ha descubierto al archivo indispensable para la gestión de documentos electrónicos elevada a la categoría de política, apreciación que nunca tuvo la simple gestión documental aplicada desde los archivos. La renovada ISO 15489 y la ISO 30.300 venían favoreciendo decididamente el cambio al hacer responsable de la gestión de los documentos a las organizaciones …

Del archivo electrónico se dice que es una idea digital y salvo para los documentos electrónicos finalizados en lugar de los documentos en soporte papel sigue siendo un espacio cuya misión es gestionar, conservar y servir pruebas, memorias, patrimonio, facilitando derechos humanos y satisfaciendo la necesidad de información. Sin embargo poco se ha dicho de su naturaleza, ¿va a ser un archivo central, intermedio, histórico?, ¿le corresponde la selección y eliminación?, ¿la clasificación funcional de antes del ingreso en el archivo se va a mantener?, ¿habrá que completar con atributos la aplicación de metadatos realizada a lo largo de la tramitación administrativa?...

Están asumiendo la teoría archivística y usando su vocabulario que, a veces, parece que hacen suyo cuando no es así.

En mi entorno, difundida por el Ministerio de Hacienda la normativa para la política de gestión del documento electrónico, los modelos para dicha gestión se están multiplicando dentro del marco de la interoperabilidad, favorecido por las empresas informáticas que ofrecen múltiples plataformas para aplicación de los procesos archivísticos reconocidos en dicha gestión.

La presión es tan fuerte que los archiveros están dejando de llamarse así para cambiarse la denominación por otra que venga más. Así, responsable de innovación tecnológica, agente de la transformación digital, responsable de la tecnología de información. No es exageración andaluza.

En una monografía reciente con cuarenta autores, de los que catorce, me consta, son archiveros, creo que sólo dos dicen serlo. En el contexto digital que inevitablemente nos ha tocado vivir y al que no podemos renunciar, los cambios ya detectados se han dinamizado, solo tomaré constancia de algunos. Los datos ganan terreno al documento pero puede resultar curioso que la responsabilidad de la información a partir de los mismos para los portales de transparencia, no sea elaborada por los archiveros. Por otra parte, la imagen, reprografía, vídeos, va quitando protagonismo al estricto documento de archivo, más riguroso pero menos atrayente.

El archivo con minúsculas ha dejado de ser exclusivamente fuente de información o de historia. Sigue prestando su servicio social en pro de los derechos humanos y para la exigencia de la información de los ciudadanos auxiliándose cada vez más de las nuevas tecnologías.

El archivo con mayúsculas se aleja de la tiranía del espacio físico. El equilibrio entre teoría y práctica no es pleno. La práctica no corre paralela a los imparables avances de una teoría archivística. De los archivos tradicionales estamos pasando al archivo electrónico único.

Se reconocen al menos dos modelos de gestión documental, una empezando en la captura termina en la selección o transferencia y otra, más amplia, que se adentra y continúa en el archivo después de decidida la conservación permanente.

La gestión documental dimensionada por la información, traspasada su responsabilidad a organismos y administraciones y ubicada en el marco del gobierno abierto cuenta como instrumento fundamental con la transparencia, que hasta ahora se mueve entre la bondad de la teoría y la interesada manipulación.

Las funciones archivísticas se corresponden con los denominados procesos archivísticos, con aumento de algunos como la factura o con cambio y aumento de funcionalidad como es el caso de la calificación y definida como valoración añade el reconocimiento de los documentos esenciales.

La clasificación funcional prevalece. La descripción, en plena vía de desarrollo hacia un modelo conceptual puede tener dos espacios, dos agentes y para su formalización metadatos y atributos y aunque identificados conceptualmente sus listados marcan diferencias.

El principio de procedencia...

Friday 31 July 2020

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